HERRAMIENTAS

Esta sección contiene documentos modelo que pueden ser usadas por los TECHO países. Siempre deberán adaptarlos a la normativa local de cada país. 

A continuación, podrán acceder al siguiente Link, el cual los llevará a la carpeta de Modelos de Documentos, entre ellos: convenios, contratos, actas de directorio, mapa de vencimientos legales, entre otros. Ninguno puede ser editado, deben realizarse copias.

¿Cuándo necesito un convenio/contrato?

"Preparados para lo peor, esperando lo mejor". 

En TECHO, como ONG, la firma de convenios o contratos es una práctica fundamental. Estos documentos nos permiten formalizar acuerdos con aliados, proveedores, empresas, donantes y otras organizaciones, estableciendo claramente las obligaciones y derechos de cada parte. Si bien la necesidad de un acuerdo formal depende de la magnitud de las obligaciones, la duración del vínculo y los riesgos involucrados, es crucial entender cuándo y cómo utilizar estas herramientas para proteger los intereses y reputación de TECHO y asegurar la transparencia. 

Recomendamos encarecidamente la firma de un convenio o contrato en las siguientes situaciones:

• Vínculos riesgosos: Cualquier acuerdo que implique un riesgo potencial para la reputación de TECHO, su estabilidad financiera o el cumplimiento de su misión.

• Vínculos de largo plazo: Proyectos o colaboraciones que se extienden por un período significativo (por ejemplo, más de un año).

• Transacciones financieras: Cuando hay un intercambio de dinero o bienes en especie, ya sea que TECHO pague por un servicio o reciba una donación. Esto incluye la adquisición de bienes o servicios, la recepción de fondos de donantes o la entrega de recursos a aliados.

• Intercambio de información sensible: Si el acuerdo involucra el acceso a datos personales, información confidencial de TECHO o de terceros.

• Proyectos con múltiples partes: Cuando hay varios actores involucrados y es necesario definir claramente los roles y responsabilidades de cada uno.

¿Qué debe incluir un convenio o contrato?

Cada convenio debe ser adaptado a las particularidades de cada caso, pero existen elementos clave que siempre debemos considerar:

• Identificación de las partes: Nombres completos, razón social, RUT o identificación fiscal de todas las partes involucradas.

• Objeto del convenio: Una descripción clara y concisa del propósito del acuerdo, incluyendo las actividades a realizar, los productos a entregar o los servicios a prestar.

• Obligaciones de cada parte: Detalle preciso de lo que cada entidad se compromete a hacer, incluyendo plazos, recursos a aportar y responsabilidades.

• Condiciones económicas: Si aplica, especificar claramente los montos, formas y plazos de pago o entrega de recursos.

• Vigencia y terminación: Establecer la fecha de inicio y fin del acuerdo, así como las condiciones para su renovación (automática o no) y las causas y procedimientos para su terminación anticipada (por ejemplo, incumplimiento de alguna de las partes).

• Propiedad intelectual o industrial: En casos donde se generen productos o conocimientos (por ejemplo, material gráfico, informes de investigación), es crucial definir a quién pertenece la propiedad intelectual y cómo se puede utilizar.

• Confidencialidad: Si se comparte información sensible, establecer cláusulas de confidencialidad para protegerla.

• Protección de datos: Acuerdos sobre el manejo de datos personales y el cumplimiento de las normativas de protección de datos vigentes.

• Prevención de lavado de activos y anticorrupción: Dada la naturaleza de nuestro trabajo y la diversidad de nuestros aliados, es vital incluir cláusulas que refuercen nuestro compromiso con la transparencia y la legalidad. Estas cláusulas pueden requerir que la otra parte declare que no está involucrada en actividades ilícitas y que se compromete a no participar en actos de corrupción.

• Resolución de controversias: Mecanismos para solucionar desacuerdos que puedan surgir durante la ejecución del convenio, como mediación o arbitraje.

• Ley aplicable y jurisdicción: Definir bajo qué leyes se regirá el convenio y qué tribunales serán competentes en caso de disputa.

La extensión y el número de cláusulas del documento variarán según la complejidad del acuerdo. Sin embargo, siempre debemos buscar la claridad y la precisión para evitar interpretaciones erróneas.

La importancia de la revisión legal.

Aunque somos ONGs, es fundamental recordar que los convenios y contratos son documentos legales vinculantes. Siempre que sea posible, es altamente recomendable buscar la revisión de un profesional legal antes de firmar cualquier acuerdo significativo. Esto nos ayudará a identificar riesgos, asegurar que nuestros intereses estén protegidos y que el documento cumpla con la normativa legal vigente en cada país donde opera TECHO.